Информационная безопасность Голосов: 1 Адрес блога: http://adorofeev.blogspot.com/ Добавлен: 2009-05-19 15:05:09 блограйдером adorofeev

Особенности корпоративной переписки

2009-10-04 12:56:00 (читать в оригинале)


Все мы умеем пользоваться электронной почтой и многие знают, как вести деловую переписку (по крайней мере данному вопросу посвящено очень много книг). В тоже время почему никто рассматривает, такую интересную область, как различные виды манипуляций в ходе переписки. Как правило, если сотрудники начинают активно пользоваться подобными приемами, это означает, что вместо того, чтобы работать они занимаются перекидыванием ответственности (“картошки”) за что-либо и в целом тормозят наше дело.

В данной заметке я хочу рассмотреть наиболее распространенные приемы, используемые сотрудниками компаний в процессе своей работы и приведу контрприемы, которые на деле показали свою эффективность.

Динамо

Самый распространенный прием, заключающийся в молчании в ответ на письмо. Контрприемом является прием "Пинок", который заключается в форварде того же письма с возможным добавлением в копию руководителя адресата и других заинтересованных товарищей.

Избыток информации

Вы задаете вопрос, подразумевающий короткий или даже однозначный ответ. В ответ же получаете длинное письмо, где написано, все что угодно, но прямого ответа на ваш вопрос нет. В общем, вы спросили: “Который час?”, а Вам ответили: “У меня часы Rado.”
Контрприемами являются прием "Уточнение" или "Подведение итогов". В случае “уточнения” мы задаем уточняющие вопросы, вынуждающие собеседника по переписке ответить прямо на наш вопрос. А в случае “подведения итогов” мы сами формулируем ответ на наш вопрос (в удобном для нас виде) и добиваемся его подтверждения.

Вывод дискуссии за пределы переписки

Менеджеры, бегающие от ответственности, не любят давать конкретных ответов в переписке, и очень часто натыкаясь на письмо с конкретным вопросом, дают ответ уже устно, дабы в случае чего сказать: “ты меня не так понял - я имел в виду совсем другое”. Контрприемом в таких случаях является прием "Подведение итогов", когда мы закрепляем ответ в виде письма. Оно, как правило, начинается со слов: “как мы обсуждали”, “как мы договорились” и т.д.

Использование дисклеймеров

Если в письме встречаются фразы: “по моему мнению”, “я думаю”, “мне кажется”, “вроде бы” и т.п., то получатель письма сразу должен проанализировать сообщение на предмет того, не хочет ли автор заставить нас увидеть желаемое, но далекое от реальности. Контрприем – уточнение и еще раз уточнение.

Минимум информации

Прием заключается в том, что автор сообщения пытается добиться принятия выгодного ему решения, сообщая нам только часть информации. Контрприемом является “Уточнение”. Одной из разновидностей приема является "Использование жаргонизмов", в рамках которого используется сленг непонятный для получателя письма.

Третий лишний

В переписке изначально участвуют три или более сторон. В процессе заинтересованным лицом одна из сторон убирается из копии, и тем самым лишается доступа к информации.
Контрприем заключается в постоянном контроле того, на чьей стороне “картошка” и если "картошка" на чужой стороне, то необходимо четко понимать, когда она должна быть возвращена или перенаправлена.



Александр Дорофеев (c)