Быстрая подготовка электронных документов с подписями и печатями рубрика : реклама Реклама
Вас часто просят выслать бухгалтерские документы? Причём срочно, вот прямо сейчас и обязательно со всеми подписями и печатями - по факсу или по электронной почте? И вы печатаете, подписываете, сканируете, высылаете...
Это утомительное занятие. Но теперь вы сможете делать такие вещи намного проще и быстрее!
Бесплатная программа "На подпись!" (скачать) предназначена для быстрой подготовки электронных документов с подписями и печатями . Подписанный документ может быть сразу отправлен по факсу (с помощью программы VentaFax или Venta4Net) или по электронной почте. Программа автоматически определит тип документа и сама расставит подписи и печати в нужных местах. В результате время, потраченное на подготовку документов, значительно сократится.
Как это все работает?
В любой привычной вам программе (MS Word, MS Excel, 1C) подготовьте счёт и напечатайте его... но не на вашем принтере, а на виртуальном принтере VentaSign, который появится в списке принтеров на вашем компьютере после установки программы. В результате печати откроется окно программы "На подпись!™ " с графическим изображением счета. Но это ещё не всё. Программа сама поймёт, что напечатан счёт и расставит по местам первую и вторую подписи, печать компании. А при необходимости и какой-нибудь рисунок, например, фирменный логотип. Это будет выглядеть примерно так.
Откуда программа знает как ей правильно расставить картинки?
Шаблоны - основа основ!
Именно в шаблонах указано, какие подписи и печати должны быть в том или ином документе, на каких местах и страницах они должны располагаться и на какой угол они должны быть повёрнуты.
В поставку программы входят несколько шаблонов, составляющих "джентельменский набор" - Счет , Счет-фактура , Накладная . Можно дополнительно создать и новые шаблоны для других документов. Вот примерно так будут выглядеть различные документы в окне программы. Кликните по изображению, чтобы разглядеть его получше.
Вы увидите, что для каждого типа документа подписи и печать находятся на нужных местах. Более того, накладная и счет-фактура будут сразу развернуты горизонтально. Впечатляет, не правда ли?
Теперь немного прервём увлекательный рассказ. Самое время скачать и установить бесплатную версию программы, чтобы самим попробовать, а не просто поверить на слово. Если вы не знаете, как установить программу, то попросите вашего системного администратора помочь. Не забудьте его отблагодарить в меру вашей щедрости, а потом мы продолжим дальше.
[lj-cut text="продолжение здесь"]
Поправляем, отправляем
Если в счёте всегда будет одинаковое количество товарных позиций, то и картинки всегда будут попадать в цель. В жизни часто оказывается не так, а значит печати и подписи в разных счетах нужно подвинуть выше или ниже, желательно все вместе. Для этого дважды щёлкните по любой из картинок. Подписи и печать (но не логотип) выделятся сплошной рамкой. Это значит, что дальнейшие операции с ними будут происходить синхронно. Если начать двигать одну из них, то "поедут" и остальные. Таким образом вы быстро перетащите картинки на нужное место. Но при желании их можно двигать и по одной.
Когда всё расставлено по местам, то можно и нужно передать счёт вашему... ну в общем тому, кто его должен оплатить. Для этого предусмотрено несколько вариантов отправки.
E-Mail - если вы создаёте новое письмо, то просто нажмите на эту кнопку. Откроется окно вашей почтовой программы для создания нового сообщения, в которое уже будет вложен подписанный счёт.
Перетащить - если вы уже отвечаете на письмо, например, в котором вас просят выставить счёт, то действуйте иначе. Нажмите мышкой в любое место внутри рамки с надписью "Перетащить". Не отпуская клавиши мыши, перетяните документ в ту область окна почтовой программы, которая "готова принять" вложение, после чего отпустите клавишу. Счёт "прикрепится" к вашему письму.
По факсу - если у вас уже установлена одна из версий программы VentaFax или Venta4Net, то для передачи по факсу нажмите эту кнопку. Откроется окно программы с уже выбранным для передачи счётом.
Ещё больше возможностей предлагает профессиональная версия программы - версия Pro .
P.S. (примечание от Экслера) Реально очень полезная программа. Мне, как ИП, несколько раз в неделю приходится высылать всякие счета, закрывающие акты и так далее, так вот с помощью этой программы процесс отправки подписанных мной документов и с печатью упростился в несколько раз. И это особенно удобно для разъездов, когда у меня с собой совершенно точно нет принтера и сканера. Просто здорово, впечатлен!
Бесплатная программа "На подпись!" (скачать) - быстрая подготовкаподписями и печатями !
http://www.exler.ru/blog/item/12636/
