Как учитывать время просто и без усилий?

«Я сужу по записям о наших с ним беседах, они отмечены со всей точностью: «1ч 35м, 1ч 50м», — при этом он, разумеется, не смотрел на часы. Мы с ним гуляли, я провожал его, и каким-то внутренним взором он чувствовал бег стрелки по циферблату» (Д. Гранин. Эта странная жизнь)

Простая табличка из 5ти колонок:

1. Категория (Например, семья, работа, личность, друзья, деньги, сон...). Это важно, чтобы контролировать баланс между работой и личной жизнью, не входить в штопор и не накапливать усталость в случае длительного недостатка сна. Если вы читали книгу «7навыков высокоэффективных людей» Стивена Кови, то категории можно определить, руководствуясь вашими «ролями» в жизни.
2. Подкатегория (например, для категории «личность»: развитие, спорт, увлечения, учет...). Контроль подкатегорий важен для гармонии и для концентрации на том, что для вас важно. Можно увлечься чем-то одним в ущерб другим, не менее важным задачам. В моем случае сейчас это слишком много времени на изучение иностранного языка (в какой-то момент дошло до 20-22 часов в неделю, снижаю планку до 12-14 часов)
3. Занятие (например, для подкатегории «спорт» это могут быть: плавание, ходьба, зарядка, тренировка, растяжка, упражнения... Если речь о работе, то это может быть название проекта и/или задачи). Поле «занятие» для меня как дневник - возможность вспомнить, что я конкретно делал в тот или иной день. Есть и другие возможности. Например, в дальнейшем отфильтровав записи по слову «плавание», я могу понять, сколько тренировок по плаванию у меня было за 4 месяца или за год и сравнить с прошлыми периодами.
4. Время (0:05, 1:20, 3:30). Время, затрачиваемое на конкретное занятие. Обычно я все округляю до 5 минут (например, говорил по телефону 13 минут, в отчет запишу 15) - так легче складывать в уме (иногда это требуется!), и сводные отчеты получаются проще для восприятия.
5. Дата(8.01.15). Число нового дня, которое я заношу раз в сутки, чтобы не терять время (копирую дату прошедшего дня и исправляю на текущую дату). Заношу ее напротив строчки с записью о продолжительности ночного сна. Затем, когда делаю недельный отчет, копирую дату во все остальные записи данного дня.