Моя система для тайм-менеджмента в стиле GTD

В прошлую пятницу я читал на работе маленький тренинг - введение в Getting Things Done - популярную систему тайм-менеджмента.
Слайды я, кстати, в google docs рисовал - это удобнее, чем в PowerPoint, править можно из дома и с работы, не заботясь о синхронизации.
Заметки для себя которые я писал при подготовке мне в основном не понадобились - как то все другими словами сказать получилось. Тем не менее выкидывать их жалко, пусть тут лежат.

Необходимость системы тайм менеджмента.
Он не нужен если у вас есть только одно дело, которое вам нужно делать. Если ваша работа заключается в том чтобы копать от забора до обеда. Как только дел становится много, людям становится сложно держать их все в уме. Человек, как известно, способен запомнить максимум 7 вещей, и то в лучшем случае. Если вещей, которые нужно помнить, 100, то попытки все держать в голове приведут только к стрессу. Суть всех систем тайм-менеджмента в том, чтобы выкинуть информацию из головы на внешний носитель. Пустая голова - залог душевного здоровья :)

Разные системы тайм менеджмента.
Систем тайм менеджмента существует много, от простейших стикеров на холодильнике или мониторе до запутанных супер сложных программ, коих существует over 9000. Я спрашивал у нашего американского менеджера, когда он приезжал, какой системой тайм-менеджмента он пользуется. Он мне показал программу в ipad, с системой в стиле канбан - доска с 4-мя колонками to-do, in progress, verify, done. Задачки попадают сначала в первую колонку и последовательно перетаскиваются на следующую, пока не попадают в последнюю. На работе мы используем тот же метод для планирования задач для команды на итерацию, только вместо ipad'а используется реальная доска. Для разных типов задач можно использовать стикеры разных цветов, приоритеты можно задавать просто - самое важное в вверху колонки. В принципе весьма симпатичная и визуально наглядная система, хотя и не без своих недостатков.

Но я хочу рассказать сегодня про другую весьма популярную систему - GTD. На самом деле каждый человек уникален и то, что подходит одному, не подойдет другому, так что без собственных экспериментов при внедрении любой системы не обойтись. Универсальных систем, без подготовки и допилки напильником пригодных для использования любым человеком сразу "из коробки" нет. У каждого человека своя ситуация, свои особенности психики, свой образ жизни. Каждую систему нужно подстраивать и перекраивать под себя. Любая система, описанная в книжке - это всего лишь заготовка, платформа, на основе которой человек должен выстроить то, что подходит именно ему.

Система действует тогда, когда она становится частью жизни. За несколько недель этого не произойдет. Бессмысленно прыгать с одной системы на другую — стоит пытаться освоить одну, модифицировать ее, и только когда становится совершенно ясно, что она не годится, обдумывать переход на другую.

Работающая система.
В принципе большой разницы какой системой пользоваться нет, главное пользоваться. Типичные проблемы у людей, когда они пытаются внедрить какую-либо систему - задачи забиваются в аутлоок\google task\word\ etc, 2-3 дня система используется, потом в нее перестают заглядывать\ заглядывают раз в месяц, ужасаются, что все просрочено и перестают этим пользоваться.

Решение - помимо того, чтобы регулярно вносить задачи каждый день, раз в неделю выделять час-два для полного просмотра всех задач. В хорошо отлаженной системе тайм менеджмента может храниться 30-100 проектов, это требует некоторых инвестиций времени при внедрении, но в дальнейшем типичное использование заключается в кратком просмотре текущих задач\внесении новых и занимает порядка 5-10 минут в день. Но раз в неделю необходимо более глубоко посмотреть на ваши списки задач\проекты, возможно более глубоко все обдумать, в книжке-первоисточнике по GTD Дэвид Аллен использовал метафору "обзор с 10000 фунтов", с высоты птичьего полета.

Устройство системы GTD.

• Корзинка (Inbox). У вас должно быть одно место, в которое сыпятся все ваши не разобранные вещи, задачи, статьи, все, что можно отнести к термину "прочее". Для обычных не ИТ-шных людей это может быть лоток для бумаги, в который кидается все - счета, документы, бумажки, заметки, рекламные проспекты, и т.д. Для нас это должно быть нечто компьютерное, какая либо программа. Я лично в настоящее время использую Evernote - в него можно кидать нужные письма из outlook, интересные статьи из интернета, фотографии с телефона, аудио-записи с него же, просто все, что в голову приходит.
  Фишка в том, чтобы вещи в этом inbox'е не оставались надолго\навсегда. Нужно стремиться к тому, чтобы как можно быстрее эту корзинку опустошить. Причем это не подразумевает что нужно все ваши дела, попавшие в inbox сделать сразу же во время ее разбора.

• Алгоритм здесь простой - берете документ из корзинки, оцениваете можно ли с этим что-то сделать. Вполне возможно, что делать с этим ничего не надо. Это может оказаться либо:
  - мусором - тогда его сразу стираем\выкидываем,
  - либо справочной информацией - тогда ее нужно поместить в вашу систему хранения справочной информации - я опять же использую в этом качестве evernote, можно хранить информацию в MS OneNote, просто в файлах в определенной папке, в каком-то облачном сервисе - это уже как фантазия сработает;
  - либо это может оказаться задача - в этом случае вы решаете можно ли ее выполнить меньше чем за 2 минуты. Если да - то просто делаете ее. Если нет - то решаете сами вы ее будете делать либо поручите кому-то. В зависимости от этого вносите эту задачу либо в to-do list, либо в список поручений для других людей. По этому второму списку вы будете отслеживать статус.

• Списки дел (To-do lists). Их у вас может быть несколько - например задачи по работе, список того, что вы хотите прочитать, список внерабочих активностей и т.д. Так же хорошо иметь список под названием "когда-нибудь потом", в который можно вносить все ваши прожекты, идеи и т.п. - то чем в ближайшее время вы явно заниматься не будете, но в отдаленной перспективе при наличии свободного времени - почему бы и нет. Например в него может попасть спасение китов, спасение вселенной, покупка мотоцикла и т.п.

• Также неплохо иметь список ваших проектов. Проект в данной терминологии - это все, для завершения чего нужно 2 или больше действия. Причем в любой момент вы должны иметь для этого проекта как минимум одно следующее действие. Не обязательно иметь полный законченный план, хотя в этом ничего плохого и нет, но как минимум вы должны придумать с чего начать - следующее простейшее действие. 

• Календарь. В календарь заносятся только дела, привязанные к конкретному времени. Все, что не имеет такой привязки, попадает в to-do list, поскольку опыт подсказывает, что составление списка задач на конкретный день чаще всего приводит к тому, что из-за срочных внеплановых активностей большую или меньшую часть этого списка приходится переписывать на следующий день. Календарем я пользуюсь аутлуковским, поскольку туда автоматом попадают рабочие митинги. Но вообще я думаю, что google calendar - штука весьма удобная.

Как я уже писал, я использую Evernote для хранения справочной информации и для ведения списков дел. Это удобно потому что сокращает количество используемых программ. Но в последнее время я думаю, что evernote все же не слишком удобен для списков дел. Они в нем получаются не слишком наглядными. Тут уж издержки универсальности - нельзя хорошо делать все. Например, можно было бы вести списки дел в виде mind-map'ов.

Вообще одна из моих главных претензий к evernote - он недостаточно красив. Можно создавать списки с галочками, можно как то выделять цветом, но все это несколько топорно получается. Хотя многие предпочитают суровую простоту. Система нашего менеджера с доской задач в ipad'е более визуально наглядная. Впрочем, для GTD существует миллион и маленькая тележка различных программ, есть из чего выбрать, и у многих с визуальной стороной все обстоит неплохо.

Тэги: evernote, gtd