Несколько дней назад в очередной раз убедился насколько важно при планировании уделять внимание приоритетам и оптимальному распределению ресурсов. Причем, очень часто я вижу, когда делается что-то одно и забывают про второе. В контексте оптимального планирования важны именно две составляющие!

Давайте начнем с теории:

1. Великим полководцем Эйзенхауэром была выдвинута теория, которая в последствии получила название Матрица Эйзенхауэра. В ее основе лежит следующее - все задачи можно группировать по важности и срочности. В результате этого разделения мы получаем 4 типа задача:

• важные и срочные. Эти задачи очень важны и не требуют отлагательств. Например, ответ на звонок руководителя.


• важные и несрочные. Это как правило важные задачи, которые растянуты во времени. Если им не уделять должного внимания на протяжении срока выполнения задачи, то они становятся важными и срочными.


• неважные срочные. Эти задачи, как правило, для вас не приносят никакого результата и возникают прямо сейчас. Например, во время выполнения важной задачи к вам пришел коллега поболтать.


• неважные и несрочные. А на эти задачи я вообще предлагаю не обращать внимания.

Очень часто бывает, что на протяжении определенного времени человек выполняет важные/неважные и срочные задачи, в результате чего задачи, из группы важные и несрочные, которым можно было уделять немного времени, внезапно становятся важными и срочными. В итоге нам приходится постоянно переключаться между задачами и тушить пожары из большого количества срочных задач. Для того, чтобы этого избежать нам на помощь приходят приоритеты. Ведь, если отказаться от неважных задач и должное время уделять важным задачам, то количество срочных задач можно свести к минимуму.

2. Планирование и диаграмма Ганта. Если посмотреть на наш недельный план, то там можно насчитать более 20 задач. Как известно в голове человек одновременно может держать 5-7 задач. Для того чтобы избежать путаницы люди придумали календари и ежедневники, где наглядно можно посмотреть на недельный план, отмечать выполнение задач и видеть где у нас есть свободное время. Диаграмма Ганта представляет из себя графическое изображение списка планов ваших сотрудников, сведенных воедино. На ней очень легко видеть в какой момент времени есть свободные ресурсы и когда ресурсы перегружены. Кто-то может сказать, что список удобнее, но для меня лично графическое представление является более наглядным.

Ну а теперь вернемся к нашей проблеме с оптимальным планированием и я объясню почему без расстановки приоритетов и построения планов оно невозможно.
Рассмотрим 2 примера:

• Если мы строим планы и забываем про приоритеты, то очень часто мы начинаем распыляться на неважные для нас задачи и забываем про важные.


• Если мы расставляем приоритеты и забываем про планирование, мы получаем список важных задач, который выполняется не совсем оптимальным образом.

Что же делать, чтобы избежать этих проблем? Для себя я нашел ответ в следующем плане:

1. Если у вас аврал и что-то нужно быстро сделать, важно заблокировать выполнение всех задач вне плана.


2. Составить список задач


3. Расставить приоритеты


4. Распланировать ресурсы. Нарисовать диаграмму Ганта.


5. Скорректировать приоритеты с учетом оптимизации загруженности ресурсов.

Ну а теперь от теории к практике:

На днях у нас случился аврал. По предварительной оценке мы должны были сдвинуть сроки на 2 недели. В первом приближении это было очень похоже на правду и меня даже почти убедили сделать это. Но как бывает в таких случаях оказалось, что беда не приходит одна и выяснилось, что мы не можем сдвигать сроки. Тогда то мы и применили этот подход. В результате двухнедельный план удалось ужать до недели без перегрузки ресурсов (человек должен отдыхать от работы и я против латания дыр в планировании выходом на работу в выходные), без крупных потерь в функционале системы и запустить его всего лишь на 3 дня позже намеченного срока.

Не спрашивайте меня почему дело дошло до этого и почему мы узнали об этом так поздно, думаю, скоро об этом я напишу заметку, в которой будет ответ и на эти вопросы.

Творческих успехов и своевременного выполнения планов, друзья!