Продолжая разговор о положительных моментах создания облачного офиса, начатый в предыдущем посте, перейду к конкретике. И начну, пожалуй, с первого: отсутствия необходимости использования офисного помещения.
Но, в офисе есть и другие интересные места, такие как:

• место приёма посетителей (aka существующих и потенциальных клиентов)
• место проведений мероприятий компании (совещания, обучение, корпоративы и ДР:)
• места для размещения сотрудников и оставшейся части ИТ-инфраструктуры (тоже основные средства, кстати)

Как быть с ними?
И здесь особых проблем я не вижу.

Место приёма посетителей и проведение корпоративных мероприятий.
Сейчас при проведении встреч и переговоров обычно представитель исполнителя/поставщика посещает офис заказчика, а не наоборот. Кроме того, существует возможность аренды помещений в бизнес-центрах именно на время проведения мероприятия, если такая потребность уж очень необходима. В том числе, с предоставлением доступа в интернет и компьютерным оборудованием, если собственное не мобильно.

Количество бизнес-центров, предлагающих такие услуги и их местонахождение - на любой вкус, так что солидность компании не только не пострадает, а может быть ещё и подрастёт:)

Стоит также добавить, что в web-приложениях, которые применяются при реализации проектов облачных офисов, уже присутствуют развитые средства групповой работы и коммуникации. Так что клиенты, поставщики, сотрудники всегда смогут связаться с вами, чтобы обсудить важные вопросы. Обучение или групповая встреча также не являются проблемой. И всё это доступно из любого места, где есть компьютер и интернет. Так что от места проведения корпоративных мероприятий тоже можно отказаться.
Собственно, из этого следует, что и сотрудникам совсем не обязательно работать в офисе, если доступ к корпоративным данным можно осуществлять из других мест, например из дома, из офиса клиента или со скамейки в парке. Тогда и место для размещения рабочих мест не нужно.

Но у руководителя, обычно, сразу возникает вопрос: А как мне управлять такими сотрудниками и как заставить выполнять их свою работу эффективно?
У меня и на это есть ответы, только поделюсь я ими чуть позже, когда поговорим о персонале.

А теперь посмотрим, какие расходы на содержание и эксплуатацию офисного помещения можно смело исключить из бюджета предприятия:

Если помещение в аренде:

• арендная плата
• плата за отопление, водоснабжение, электроэнергию
• расходы на содержание и эксплуатацию нежилых помещений 
• расходы на пользование телефоном
• другие платежи

Если помещение в собственности:

• налог на имущество организаций
• плата за отопление, водоснабжение, электроэнергию
• расходы на содержание и эксплуатацию нежилых помещений 
• расходы на пользование телефоном
• другие платежи

А освободившиеся при этом средства можно направить на другие цели, например, для увеличения премиальных сотрудникам организации. :)

Но как быть компании, которая занимается не только оказанием услуг, а имеет, к примеру, производственные помещения или склад?
Отвечу: такая концепция ведения бизнеса как построение облачного офиса не подразумевает полный отказ от офиса реального. Достаточно лишь уменьшить размер офисных площадей до разумного минимума. И это, кстати, станет хорошим промежуточным вариантом к полному переходу на ведение бизнеса в облаках.

Ну а какие преимущества даст использование облаков? - спросит читатель.
А вот об этом я расскажу в следующей части.

Про облачные сервисы написано уже немало. Но, в целом, информация либо очень поверхностна, либо, наоборот, весьма сложна для восприятия, особенно если вы не специализируетесь на современных ИТ-технологиях. Да, есть решения. Да, мощные и перспективные. Да, в основной массе, недешевые и нацеленные, прежде всего, на корпоративный сектор. Но можно ли найти что-нибудь простое, подходящее для частного использования и не требующее при этом особых, либо вообще никаких затрат?

Мое знакомство с сервисами Google началось, как и у многих, с бесплатной почты Gmail. Со временем количество сервисов росло, их возможности улучшались, и теперь "за те же деньги" :) вы получаете уже полноценную среду, в которой можно, например, с успехом хранить и редактировать документы, расположенные в облаке, причем не только лично, но и совместно.

Кстати, о бесплатной почте. Меня всегда смущало одно обстоятельство: когда сотрудники некой компании, имеющей свой сайт, порой, очень приличный и явно недешевый, в качестве служебных указывают почтовые ящики типа "что-то@mail.ru" или "что-то@yandex.ru". Престиж и солидность такой компании сразу резко снижается, и начинают возникать разного рода сомнения в ее порядочности, платежеспособности да и вообще, простите, адекватности.

Сервис Google Apps позволяет вам разрешить подобную ситуацию. Вы можете просто привязать его к вашему домену и тогда все ящики Почты Google (до 10 в бесплатной версии Google Apps) вместо обычного "что-то@gmail.com" будут иметь вид "что-то@ваш_домен". Это сразу создаст ощущение целостности компании, даже если сайт на вашем домене совсем простой, либо вообще отсутствует.

Помимо электронной почты, базовая бесплатная версия Google Apps включает в себя Документы Google (текстовой и табличный процессор плюс средство для создания презентаций), Календарь Google и Сайты Google. Но существуют и другие продукты Google, которые можно использовать совместно с Google Apps: например, сервис для ведения блогов (Blogger), социальная сеть (Google+), средство создания веб-галерей фотографий (Picasa) и т.д.

Так сложно ли на основе подобных сервисов и приложений построить свой облачный офис? Какие минимальные знания для этого потребуются?

Существует довольно распространенное мнение, что пользователя, имеющего опыт работы с любым бесплатным онлайн-сервисом электронной почты и с документами в локальных офисных программах можно научить работе с облачными приложениями Google, буквально, "за пару дней". Отчасти, это справедливо, так как интерфейс, к примеру, облачного текстового процессора не слишком отличается от такового в локальных решениях, а работать с той же Почтой Google достаточно просто, даже несмотря на некоторые ее особенности.

Также, несложно научиться работать и с электронными таблицами в облаке, используя знакомые по локальным решениям формулы для расчета необходимых значений. Хотите сделать сайт? Нет проблем. В бесплатном хостинге Сайты Google его можно создать с помощью простого визуального редактора, не потребуется даже знаний языка разметки.

Нужна помощь коллег? Не надо отправлять им документ по почте и потом вспоминать, какая версия была последней. Предоставьте им доступ к вашему файлу и они смогут одновременно с вами не только просмотреть или отредактировать его, но и оставить комментарии, а также обсудить вопросы прямо в окне текстового процессора. Не понравились их изменения? Можно всегда вернуться к предыдущим версиям документа, узнав при этом, кто, когда и какие изменения в него вносил.

Еще одна полезная функция, характерная именно для облачных сервисов - это работа с календарями. Используя Календарь Google, вы сможете создавать события в своем персональном календаре, настраивать способ напоминания о них, планировать мероприятия с указанием точного места их проведения с помощью Карт Google, отправлять приглашения на данные мероприятия с запросом подтверждения участия.

Но помимо работы с собственным календарем, вы также можете управлять общим календарем компании и отдельными календарями своих сотрудников: ставить задачи, планировать совещания, отслеживать выполнение проектов. Календари и документы можно публиковать на сайте, с мгновенным отображением внесенных изменений.

Теперь уже трудно представить нашу жизнь без различного рода мобильных устройств, которые буквально заполонили рынок. Поддержка таких устройств - одно из ключевых направлений любой облачной среды, и Google здесь занимает лидирующие позиции. Достаточно сказать, что его операционная система для смартфонов и планшетов Android занимает первое место на рынке и отрыв от конкурентов, системы которых также поддерживаются, будет только расти. Работа с электронной почтой, с календарями, общение в чате, голосовые звонки через интернет, даже несложное редактирование облачных документов - все эти функции уже можно выполнять с помощью мобильных устройств, и это только начало пути.

Таким образом, все необходимые средства для проведения именно групповой, коллективной работы становятся доступными при использовании сервиса Google Apps. Освоить облачные приложения вполне реально, и многие уже активно ими пользуются. Однако, когда речь заходит об автоматизации часто выполняемых действий, об анализе или сортировке поступающей информации, о взаимодействии облачных приложений между собой, знаний, как правило, оказывается недостаточно. Здесь уже необходима тонкая настройка компонентов облачной среды под решение подобного рода задач.

Допустим, вы занимаетесь консультационными услугами и у вас есть база клиентов в виде электронной таблицы. Также, допустим, у вас на сайте есть форма, заполнив которую, клиент может задать вам вопрос. Какие задачи здесь можно поставить и как их автоматизировать?

Можно, к примеру, осуществить проверку, является ли данный клиент вашим подписчиком и на какие услуги он подписан. Можно, написав ответ, отправить его клиенту и, одновременно, опубликовать на сайте в виде базы знаний. Можно также разослать клиентам приглашение на семинар с подтверждением их участия, создать напоминание об этом событии в общем календаре и, опять же, опубликовать анонс на сайте. Все эти операции происходят в автоматическом режиме, вы просто выбираете нужный пункт меню электронной таблицы, не переключаясь на другие приложения.

Я привел только несколько примеров автоматизации процессов в облачных сервисах Google. Их достаточно много, так как спектр подобных задач весьма широк. Некоторые из них могут стать основой для различного рода решений на базе Google Apps, с успехом реализуемых на практике. Но об этом - в следующей части.