Принятие решений является одним из важнейших качеств руководителя проектов. Если вы знаете как делать своевременные, продуманные решения, то вы приведете свою команду к заслуженному успеху. Однако если вы делаете неправильные решения, ваше время как руководителя проектов будет коротким.
Я планирую подготовить цикл описаний техник принятия решений, которыми должен владеть руководитель проектов.
Среди техник принятия решений на первом месте, безусловно, должна стоять матрица Эйзенхауэра, эффективность которой очень высока прежде всего из-за своей простоты.
Идея техники очень проста, мы разделяем все задачи на 4 квадрата:
Квадрат 1. Срочное и важное - дела, которые относятся к категории "пожаров". Надо бросать все дела и тушить пожар. Их выполнения не требует отлагательств.
Как известно, неприятности легче предотвратить, чем потом с ними бороться. Поэтому следует всячески избегать появления дел в этом квадрате. Для этого следует своевременно выполнять дела из других квадратов.
Квадрат 2. Не_срочное и важное - важные дела, не требующие мгновенного выполнения.
К таким задачам можно отнести: текущую (плановую) работу по вашим проектам, планирование новых проектов, обучение и т.п. Относитесь к этим задачам внимательно - это задачи, которые должны приближать вас к цели. Сосредоточьтесь на выполнении этих задач. Отсутствие спешки позволит вам самостоятельно выбрать методы и способы выполнения задач, назначать приемлемые сроки. Если выполнением этих задач пренебрегать, то со временем эти задачи переходят из квадрата 2 в квадрат 1, и вам нужно будет их выполнять уже в условиях цейтнота.
Квадрат 3. Срочное и не_важное - маловажные дела, выполнить которые необходимо как можно быстрей.
К таким задачам можно отнести всевозможные срочные задачи, отвлекающие от непосредственного рабочего процесса, не имеющие к вам прямого отношения: срочные и незапланированные переговоры, которые вам навязали; внезапные хлопоты по подготовке или устранению чьей-либо оплошности.
Это самые вредные задачи. Их выполнение никак не приблизит вас к достижению цели.
В этой группе скапливаются самые вредные задачи, которые пытаются выдать себя за задачи квадрата 1. Не принимайте все, что надо сделать срочно - за важное. Думайте о ваших непосредственных целях!
Очень важно не перепутать срочные дела из квадрата 3 с важными делами из квадрата 1. Например, руководство поручило вам задачу со сроком «вчера», которая не имеет непосредственного отношения ни к вашим основным должностным обязанностям, ни к вашим проектам. Такая задача, хоть и должна быть выполнена срочно (всё-таки задача от руководства), не может относиться к квадрату 1, так как ни на шаг не приближает вас к вашим целям. И наоборот, возможно, что задача, которую вы по ошибке отнесли к квадрату 3, непосредственно связана с вашими целями.
Квадрат 4. Не_срочное и не_важное - дела, от выполнения которых можно отказаться, так как они не принесут должной отдачи.
К таким задачам относятся всевозможные "убийцы времени", пустые разговоры, развлечения, оказание всевозможных услуг и выполнение дел, не связанных с вашими непосредственными целями.
Если не удается избавиться от выполнения этих задач, то, по крайней мере, нужно постараться минимизировать время, которое вы затрачиваете на их выполнение.
