Приложения Google (Google Apps) - это удобные и многофункциональные средства обмена информацией при совместной работе, которые позволяют предприятию небольшого размера оптимизировать настройку, уменьшить потребность в обслуживании и сократить расходы на ИТ-систему.
В Google Apps входят следующие службы и приложения:

• Gmail (Почта Google)
• Календарь Google
• Документы Google
• Сайты Google
• Google Онлайн-коннектор (Средство синхронизации данных при работе с Microsoft Office)
• Google Apps Marketplace (Магазин приложений), а также многие другие сервисы Google, доступные из аккаунта Google Apps

Данные сервисы можно использовать как отдельные SaaS-приложения. А можно создать единую систему, используя возможности интеграции, а также инструменты автоматизации для решения прикладных задач.

Имея за плечами почти двухлетний опыт работы с сервисами Google в рамках развития проекта “Облачный-Офис.рф”, мы можем предложить 10 вариантов использования Google Apps при создании облачных решений для компаний малого бизнеса:

1. Внутренний веб-сайт компании - ресурс, доступный только сотрудникам вашей организации, на котором они смогут узнать последние новости компании, ознакомиться с внутренними документами, инструкциями, обучающими материалами, посмотреть графики, фото, видео а также получить другую необходимую информацию о деятельности компании. Также пользователи могут самостоятельно редактировать содержание некоторых разделов, участвовать в дискуссиях, вести собственные блоги.


2. Система совместной работы над проектами - также внутренний ресурс, позволяющий аккумулировать информацию о проекте в одном месте. На нем можно отобразить профиль рабочей группы, ее состав, ключевые даты, документы проекта, электронные таблицы и презентации, устраивать их обсуждение и публиковать комментарии. Также можно показать сотрудникам основные этапы работы над проектом, сроки завершения, другие детали.


3. Автоматизированная система документооборота - позволяет автоматизировать процесс движения документов в пределах организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Представляет собой целый комплекс операций с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование, справочная работа.


4. Автоматизированная служба поддержки - предназначена для автоматизации процессов регистрации, обработки и контроля исполнения заявок пользователей, поступающих в сервисную службу компании.


5. Система онлайн-бронирования - служит для автоматизации процесса бронирования ресурсов компании, используемых для оказания услуг. Например, экскурсий, номеров частного отеля, мест в кафе, дорожек в боулинге, бильярдных столов, кресла парикмахера.


6. Система автоматизации обработки заказов товаров и услуг - автоматизирует процессы регистрации, обработки и контроля выполнения заказов, поступающих от клиентов в отдел продаж компании. 


7. Система сбора и автоматической обработки результатов опросов и голосований - средство автоматического анализа данных, полученных из различных форм, а также публикации результатов в виде графиков и диаграмм.


8. Автоматизация онлайн-консультаций и онлайн-тестирования - инструменты автоматической обработки данных и отправки результатов, система “вопрос-ответ”, база знаний в формате мини-энциклопедии.


9. Система создания и заполнение документов по заданным шаблонам - позволяет создать шаблон документа (например, наградной грамоты, сертификата или приглашения на мероприятие), а затем в автоматическом режиме заполнить его данными из таблицы и разослать адресатам в виде почтового вложения. 


10. Автоматизированные почтовые рассылки. Рассылки в современном представлении уже четко ассоциируются с понятием “спам”. Однако, это по-прежнему эффективный способ адресного оповещения как сотрудников, так и клиентов, например, о предстоящем мероприятии, о новых продуктах, скидках и т.д. Google Apps позволяют автоматизировать процесс создания почтовых рассылок: выбор адресатов, настройку содержания сообщений, добавление необходимых документов в виде почтовых вложений и т.п.

Этот список не является окончательным, он пополняется в зависимости от потребностей и пожеланий наших заказчиков. А как вы используете облачные сервисы? Давайте обсудим!

Тэги: apps, gapps, google, аналитик, бизнес, использование, малый, решение, способ
Постоянная ссылка

Теперь, как и обещал в предыдущих постах, я готов вынести на суд общественности некоторые выкладки по особенностям организации работы персонала в среде облачного офиса.

Обычно, при обсуждении условий работы с успешным кандидатом на собеседовании, работодатель озвучивает определённую продолжительность рабочего дня новоявленного сотрудника. То есть время, в течение которого сотрудник в соответствии с должностной инструкцией находится на работе и выполняет трудовые обязанности.
второй части сего повествования.

Далеко не во всех офисах компаний, особенно в малом бизнесе, есть приемлемые условия для более-менее качественного питания. И уж единицы из работодателей организуют и оплачивают питание своим сотрудникам. Наиболее распространена ситуация, когда всё это ложится на плечи персонала, который должен буквально каждый новый рабочий день решать, как, где, на какую сумму и за какое время он успеет “перекусить” в обеденный перерыв, который тоже, как правило, имеет свойство “растягиваться” в зависимости от разных внешних факторов. Тем более что, чем “круче” расположение офиса, тем “круче” и стоимость “перекуса”.

Да и комфортной работу в офисе часто можно назвать лишь с большой натяжкой. Так, проблемы с отоплением (зимой) и кондиционированием (летом) далеко не всегда успешно решаются работодателями и напрямую зависят, скорее, от арендодателя помещения.
Эти факторы, в конечном итоге, отражаются на здоровье, атмосфере в коллективе и производительности труда.

Также можно добавить несколько слов про отсутствие мотивации при оплате за сам процесс работы, а не за результат, про занятие сотрудниками на работе личными делами, общением в социальных сетях, созданием видимости работы, а также про максимальное затягивание выполнения задания, чтобы не получить следующее, которое рассматривается уже как “переработка за те же деньги”. Отсюда вытекает инертность и безынициативность, незаинтересованность в повышении качества выполнения работы, в дополнительном обучении.

Так какие же преимущества можно получить при организации офиса в облаках?

Начнём с того, что “опоздать” на работу здесь значительно сложнее, т.к. сотрудник сам выбирает наиболее доступное рабочее место. При этом многие факторы, влияющие на время прибытия к данному месту, в данном случае, попросту отсутствуют.

Конечно, могут быть проблемы с доступом в интернет, но в большинстве случаев можно задействовать резервный канал, да и цена интернета для физ.лиц значительно ниже таковой в офисе.

Что же касается организации питания, то в случае удалённой работы эта проблема снова полностью ложится на персонал, однако в данной ситуации вопросы “куда пойти” и “где достать еду” человек, если и задает себе, то гораздо реже.

А вот создание необходимого комфорта на рабочем месте является теперь исключительно заботой конкретного сотрудника. Но и здесь есть свои плюсы, так как он может обеспечить себе индивидуальные, подходящие именно для него условия, что, например, работая дома, сделать гораздо проще и выгоднее, так как в этом случае они
напрямую связаны с комфортом для проживания. Тоже самое можно сказать про выбор и содержание компьютерного оборудования.
В итоге стоит добавить, что при оплате труда за результат рабочее время сотрудника полностью посвящено достижению этого самого результата.

Конечно, работодатель может установить некоторые нормы, связанные как с количеством выполненных задач, так и со временем присутствия в сети (например, в случае предоставления онлайн-услуг или консультаций), но при этом он же может создать и некую систему поощрений за перевыполнение или более качественное выполнение этих норм, за предоставление более квалифицированных консультаций, как это, к примеру, происходит у специалистов телефонной службы поддержки, и т.п.

На этом своё “краткое” повествование я завершу, но заниматься изучением вопросов организации офиса в облаках не брошу. Потому что он хороший! :) Изучить и проанализировать предстоит ещё достаточно много. Результатами чего планирую поделиться в будущем. А обсуждать готов уже сейчас.

Тэги: аналитик, бизнес, малый, облачный, офис, персонал
Постоянная ссылка

Тэги: cloudy-office.ru, аналитик, аутсорсинг, бизнес, облачный, офис, технология
Постоянная ссылка

На просторах социальной сети Facebook мы тоже решили завести страничку, посвящённую работе и развитию проекта Облачный-Офис.рф.

Тэги: facebook, новость, облачный-офис.рф, развитие, страничка
Постоянная ссылка

Задачу на реализацию этого проекта нам поставили наши же клиенты, которые изъявили законное желание отправлять заявки в сервисную службу с помощью интернет-сайта. В процессе реализации мы смогли добавить в проект некоторые свои идеи, и в результате появилось на свет решение “Сервисная Служба”.



Ввиду того, что одним из основных направлений деятельности нашей компании является оказание услуг по технической поддержке, данное решение создавалось с уклоном именно в эту специфику. Однако, благодаря своей модульной структуре, оно может, после некоторой доработки, использоваться компаниями, занимающимися оказанием и другого вида услуг.
Отправка и контроль заявок 

Обработка заявок 

База данных с интерфейсом администратора

Отправка и контроль заявок - модуль для работы пользователей с заявками.
Может быть размещён в открытом или закрытом доступе, на внутреннем или внешнем сайте. Пользователи могут: 

• отправлять заявки в базу данных для обработки специалистами Службы; 
• посмотреть данные по отправленным ранее заявкам.

Обработка заявок - модуль для работы Службы (исполнителей). Доступен только исполнителям и может быть размещён на внутреннем или внешнем сайте. Исполнители могут: 

• принимать и просматривать заявки из базы данных; 
• связываться с пользователями по их контактным данным для решения проблем; 
• при необходимости оставлять служебные комментарии к заявкам; 
• заполнять резолюции к заявкам с описанием решений.

База данных с интерфейсом администратора - модуль для хранения и управления данными Службы. Доступен только администратору, который может: 

• связаться с пользователем и и проверить выполнение любой заявки; 
• при подтверждении отсутствия проблемы - закрыть заявку; 
• при наличии проблемы - вернуть заявку исполнителю на доработку; 
• передать заявку другому исполнителю; 
• добавлять и удалять пользователей и исполнителей, устанавливать опции и сервисные коды; 
• собирать различного рода статистику по работе Службы.

Тэги: apps, gapps, google, script, новость, решение, сервисный, служба
Постоянная ссылка